Як правильно писати вчитель

Більшості студентів доводиться відправляти викладачам листи по електронній пошті, писати повідомлення в соціальних мережах або в особистих кабінетах на сайті вузу. Проте молодим людям, звиклим до неформального спілкування в мережі, далеко не завжди вдається дотримати при цьому «правила хорошого тону» — і це викликає приховане або явне невдоволення викладача. Якими правилами слід керуватися, відправляючи послання, щоб не зіпсувати думку про себе?

 

Головні правила дистанційного спілкування з викладачем

Перше, про що треба пам’ятати студентам: людиною, задає тон вашого спілкування, є саме викладач — незалежно від того, чи йдеться про університетській аудиторії або про листування в мережі. І саме він визначає формат вашого дистанційного спілкування, включаючи канали, по яких воно буде відбуватися. Тому, якщо вам треба надіслати письмову роботу, поставити запитання, уточнити час консультації і так далі — використовуйте ті способи, які вам озвучив викладач. Якщо він просив писати на електронну пошту — не треба надсилати йому повідомлення (і тим більше пересилати файли) в соцмережах. Соціальні мережі, онлайн-чати та інші форми «миттєвої» зв’язку можна використовувати для контактів з викладачем тільки в тому випадку, якщо він сам це запропонував. Викладачі приймають роботи з поштою, зазвичай буквально «завалені» листами і фізично не мають можливості реагувати на них «прямо зараз», крім того, для деяких соцмережі — це особисте, а не «робочий простір.

Другий момент, про який часто забувають студенти — характер спілкування. Листування з педагогом носить робочий, діловий характер. А це в свою чергу передбачає офіційно-діловий стиль. Чемно, спокійно, по справі, на грамотному російською мовою і без фамільярності — так, як прийнято в середовищі дорослих людей, не пов’язаних між собою приятельскими відносинами. Звичайно, молодим людям, які звикли спілкуватися з однолітками, спочатку складно обійтися в листуванні без мережевого жаргону та замінювати «привіт» офіційним «здрастуйте». Але треба звикати: тим більше, що і надалі саме цього стилю доведеться дотримуватися в діловому електронному спілкуванні.

І нарешті — не забувайте, що викладач може вести заняття одночасно у десятків, а то і сотень студентів. Тому, відправляючи повідомлення:

  • нагадуйте, хто ви такий (співробітники вузів рідко пам’ятають по імені та прізвища весь потік, а тим більше — хто з студентів у якій групі навчається),
  • дотримуйтесь призначені дедлайни і не чекайте миттєвого відповіді: перевірка пошти у викладачів може розтягуватися на кілька годин, і якщо ви відправили контрольну за півгодини до заняття — не дивуйтеся, що вона не була перевірена в строк;
  • подбайте, щоб вчитель було зручно працювати з вашими повідомленнями — власне, на це і спрямовані основні правила листування.

Налаштування поштової скриньки, для листування

  • Оцініть коректність вашої адреси електронної пошти. Середньостатистичний школяр використовує електронну пошту в основному для реєстрації на різного роду сайтах. Досить часто діти і підлітки реєструють «прикольні» або «епатажні» адреси і за звичкою продовжують ними користуватися в діловому спілкуванні. При цьому викладачі (а згодом і потенційні роботодавці), отримуючи листи з адрес типу seksyalnyi.krolik, sherlock007 або krokolilero, або дивуються, або дратуються, або роблять невтішні висновки про розумові здібності відправників. Тому, якщо ви користуєтеся шухлядою з таким «грайливим» логіном — для ділового листування краще завести ще одну, «дорослу» пошту. Адреса повинен бути нейтральним (загальноприйнятий варіант — логін, заснований на прізвища та імені або ініціали).
  • Перевірте налаштування скриньки і заповніть розділ «Ім’я відправника», вказавши там своє справжнє ім’я та прізвище. Імена ця інформація буде відображатися у одержувача в полі «Від кого» і дозволить швидко ідентифікувати вас.
  • Заповніть поле підпису — це гарантує, що всі ваші листи будуть підписані коректно, а вам вже не доведеться витрачати на це час. Стандартний ввічливо-діловий підхід до підпису передбачає включення в неї ритуальної фрази-прощання (наприклад, «З повагою»), прізвища та повного імені. Крім того, можна включити в неї інформацію про те, студентом якої групи або курсу напряму підготовки ви є, а також контактні дані.
  • Таким чином, якщо ви хочете справити хороше враження на адресата, ваш поштовий ящик відповідає наступним вимогам:

    • нейтральний логін, не викликає непотрібних асоціацій і дозволяє ідентифікувати;
    • у налаштуваннях імені відправника прописані ім’я та прізвище;
    • налаштована коректна, ввічлива та інформативна підпис.

    Головна помилка студентів: полі «Тема листа»

    Багато викладачі відзначають, що студенти часто ігнорують полі «Тема», залишаючи його незаповненим. Це ускладнює роботу з листами, крім того, деякі поштові програми відразу ж відправляють такі листи в папку «Спам» — і до одержувача не доходять зовсім.

    Поле «Тема» призначене для того, щоб одержувач міг зрозуміти, про що цей лист, не відкриваючи його — і в ситуації, коли викладач отримує десятки листів від студентів, це просто необхідно. Це дозволяє швидко відрізняти термінове від нетермінового, сортувати листи по папках і так далі. При цьому шанси на швидкий відповідь значно збільшуються.

    Заповнюючи це поле, намагайтеся бути конкретними. Наприклад:

    • якщо ви відсилаєте контрольну або лабораторну роботу, або питання стосується організації навчального процесу — вкажіть це в темі, додавши номер своєї групи або курс;
    • якщо хочете задати питання — вкажіть, якої області він стосується (наприклад, «Питання по рефератів для заочників 1 курсу», «Питання щодо оформлення курсової» або «Питання щодо термінів перескладання іспиту з історії»);
    • якщо вам обіцяли надіслати навчальні матеріали або питання до іспиту — конкретизуйте, для якої групи/курсу вони призначені;
    • якщо лист надсилається не педагогу особисто, а на електронну адресу кафедри — позначте в темі листа, кому з викладачів воно призначене.

    Яким повинен бути текст листа вчитель

    Текст ділового листа починається з привітання та звернення. Краще всього використовувати звернення по імені-по батькові (якщо ви не впевнені в тому, що пам’ятаєте їх правильно — дізнайтесь на сайті вузу).

    Далі з нового рядка виразно і лаконічно викладіть суть питання. Не нехтуйте правилами російської мови — відсутність точок чи прописних букв виробляє несприятливе враження. Якщо в темі листа ви не вказали номер своєї навчальної групи — додайте цю інформацію в основний текст (викладач може вести заняття у студентів різних курсів та напрямів підготовки, і вимоги до них можуть пред’являтися зовсім різні).

    Якщо встановлено автоматичний підпис — дублювати її «вручну» немає необхідності.

    Лист до викладача може виглядати, наприклад, так:

    Здравствуйте, Олена Юріївна!

    Я — староста групи ФФ-202. Будь ласка, вишліть нам список літератури та питання до іспиту з введення у літературознавство.

    З повагою, Ганна Григор’єва

    Або так:

    Шановний Михайле Антоновичу!

    Я навчаюся на третьому курсі за напрямом «Радіотехніка». На жаль, через хворобу пропустив чотири практикуму з економіки (довідка в деканат надана). Скажіть, будь ласка, що мені необхідно зробити для допуску до заліку і в які терміни?

    Андрій Марченко, група 3-ЛІМА-2

    Пересилання файлів

    За статистикою, близько половини листів, які студенти відправляють викладачам — це так звані «листи-контейнери», в які «упаковуються» контрольні і лабораторні роботи, есе, реферати, курсові і так далі.

    Перший момент, який забувають взяти під увагу студенти — це ім’я файлу. В результаті викладач отримує гору робіт з назвами типу «курсач готовий», «реферат» або «Документ Microsoft Word (11)». Тому не забудьте перейменувати роботу перед здачею. Оптимальний варіант — назва роботи, прізвище автора та номер групи.

    По-друге, не можна забувати, що електронний лист із вкладеним файлом залишається листом. І заповнене поле «тема», привітання, супровідний текст, підпис — все це повинно бути присутнім. Супровідний текст у даному випадку може складатися з однієї фрази (наприклад, «У вкладеному файлі — передбачувана структура курсової роботи», або «Відправляю Вам контрольну роботу з Excel»).

    Листи, що не містять тексту — знак неповаги до адресата, крім того, вони також мають більше шансів потрапити в папку «спам».